展示会出展の費用を抑える方法のひとつが、什器にかけるコストの削減です。
イベント会社など、展示会出展向けの什器をレンタルしている会社は複数あります。
しかしレンタルを検討している方の中には、「本当にレンタルのほうが安く済むのか」「ほかに代用品や代替方法はないのか」と考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、レンタルできる什器の種類や相場とともに、ほかにも展示会用の什器を安く用意する方法はないのか紹介します。
展示会で必要な什器
展示会でどのような什器が必要となるのかは、レイアウトやブースの立地によって異なります。
最低限、どのデザインのブースでも必要となる什器は下記のとおりです。
・テーブル・展示台
・受付カウンター
・椅子
・看板・パネル
・ショーケース
・カタログラック
・モニター・PC
・スピーカー
・マイク
・貴名受け用のボックス
貴名受け用のボックスとは、名刺を入れてもらうためのボックス（名刺受け箱）のことです。
担当者が応対できなかったり、相手の時間がなく「後日連絡してほしい」というときに、名刺を入れてもらうために設置します。
貴名受け用のボックスに名刺を入れようと思ってくれる来場者は、自社商品・サービスへの関心が高く、商談に発展しやすい層といえます。
確実に接点をもつために、貴名受け用のボックスはできれば設置しておきたいアイテムです。
実機を直接触ったり商品・サービスを体験したりできるブースの場合、アルコール消毒液の準備もおすすめです。
レンタルできる展示会用の什器の種類と相場
レンタルできる展示会用の什器について、大まかな相場を紹介します。
ここで取り上げていない什器や小物も、レンタルできる業者が見つかることがあります。
必要に応じてイベント会社や、その他のレンタル会社を活用しましょう。
レンタル料金は、1週間単位や1か月単位で計算しているところがほとんどです。
業者によっては延長も可能で、レンタル料金よりも割安な延長料が加算されます。
ここで紹介するのは、実際のイベント会社やレンタル業者数社の情報をまとめた相場です。
業者によって取り扱っている什器のサイズやグレードが異なるので、什器によっては相場が数千円や数万円単位で広くなっているのが特徴です。
テーブル・展示台
テーブルや展示台は、種類がさまざまです。
アンティーク調でファッションアイテムの展示や陳列に使用されるものもあれば、会議机のように長方形タイプもあります。
テーブル・展示台の料金相場は、下記のとおりです。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 3,500円～18,700円 |
| 1か月 | 2,500円～20,000円 |
小型タイプであれば、数千円で借りられます。
スタイリッシュなデザインや高級感のあるテーブル・展示台もあるので、最新機器や宝飾品にも利用できます。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
受付カウンター
広いブースには、入口付近や商談スペース前などに受付カウンターを設置すると案内しやすくなります。
イベント会社のすべてが必ずしも取り扱っているわけではなく、下記の料金相場は、1週間単位で計算される業者のみの情報です。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 3,300円～16,500円 |
受付カウンターは1名用と2名用が一般的で、椅子を別途用意するロータイプのほか、立ったまま使用できるハイタイプもあります。
幅広いシーンに対応できるホワイトのほか、レンタル業者によってはナチュラル感のある木目調デザインの受付カウンターも借りられます。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
椅子
商談スペースを設けたり、ロータイプの受付カウンターを設置したりする場合は、椅子の用意も必要です。
1週間単位でレンタルしている業者が多く、主な料金相場は下記のとおりです。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 110円～19,800円 |
安価な料金プランでレンタルできるのは、小型スツールや折り畳み式のパイプ椅子です。
会場の雰囲気に合わせてスタイリッシュな椅子や高級な素材を使用したアンティークデザインの椅子などを借りる場合は、数千円または数万円単位の料金となります。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
看板・パネル
看板やパネルなども、レンタルできる場合があります。
パネルはパーテーションとして利用することも多く、中には棚が取り付けられたり格子状となっていたりとデザインが豊富で、下記のとおり料金相場も幅が広くなっています。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 385円～41,800円 |
看板は土台部分のみレンタルできるのが一般的です。
絵柄部分は別途用意する必要があり、机上サイズから床に設置する大型サイズまでレンタルできます。
パネルもホワイトボードのような汎用性の高いデザインのほか、業者によっては屏風風や障子風など和風のものも取り扱いがあります。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
ショーケース
高級品や繊細な商品を展示するときは、テーブルや展示台ではなくショーケースのほうがおすすめです。
ガラスや透明アクリルでカバーされるので、破損・汚損の心配もなく、盗難防止にもなります。
1週間のほか1か月単位で借りられる業者も多く、それぞれの料金相場は下記のとおりです。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 7,700円～39,600円 |
| 1か月 | 10,000円～30,000円 |
ショーケースはテーブルタイプのほか、高さのある展示をしたいときに最適な棚タイプもあります。
アンティーク調のショーケースを取り扱っているところもあるので、ファッション系の展示会にもおすすめです。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
カタログラック
カタログやリーフレットを配布するなら、カタログラックも用意しましょう。
簡易的なデザインのカタログラックなら、下記のとおり数百円単位で借りられます。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 550円～3,850円 |
駅や商業施設に設置されている、フリーペーパー用のラックと同等のものが借りられます。
ブースが広い場合は、動線に合わせて複数台をレンタルしましょう。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
モニター
動画を流したり、複数台並べて看板や案内板代わりに使用したりと、モニターの用途は複数あげられます。
モニターはグレードやサイズ、設置方法によって、下記のとおり料金が大きく異なるのが特徴です。
| 料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 6,600円～88,000円 |
モニター単独で設置できるタイプのほか、天井から吊るしたり台座を別途用意したりするタイプもあります。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
スピーカー・マイク
呼び込みやBGM、案内用のスピーカー・マイクなどの小物も、レンタルできる業者があります。
モニターと同じく、スピーカーやマイクもグレードが料金に大きく影響します。
| スピーカーの料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 6,600円～13,200円 |
| マイクの料金プラン | 料金相場 |
| 1週間 | 500円～3,300円 |
イベント会社の中には、スピーカーとマイクをセットで借りられるところもあります。
スピーカーを借りるとマイクが最初から付属していることもあるので、事前にセット内容を確認したうえで料金を比較しましょう。
どのようなものが借りられるか気になる方は、こちらのサイトをご覧ください。
レンタル什器を使用するときの注意点
レンタル什器を使用するときは、料金プランや条件をきちんと事前確認することが大切です。
ここでは、トラブルを予防するために押さえておきたい注意点を3つ紹介します。
レンタル料金以外にも多くの費用が発生する
レンタル什器を使用する場合、商品ごとのレンタル料金以外にもさまざまな費用が発生します。
主な費用は、下記のとおりです。
・搬入費
・搬出費
・設営作業費
・設営解体費
・設営人材の派遣料
・会場内のレイアウト作成費
など
商品ページには、レンタル料金のみが記載されているのがほとんどです。
搬入費など別途発生する料金については、注意事項や申し込み方法などに記載されているので、事前に確認しておきましょう。
大型什器の場合、会場に搬入した後は設営やイベント終了後の解体にも費用が発生します。
会社によっては、展示会当日の対応スタッフを依頼したり、ブース全体（木工ブースなど）のデザインや製作を別途料金で依頼したりできるところもあります。
自分で搬入・搬出しなくてはならない場合もある
レンタル料金を最小限に抑えようと考えたとき、真っ先に節約できる部分が搬入・搬出にかかる費用です。
業者によっては、自社配送で搬入・搬出もしてくれる場合と、宅配業者を利用して什器を指定住所へ送るだけの場合もあります。
近隣であれば自社配送のほうが安く済むこともありますが、遠方の会場に搬入するときは宅配業者のほうが安くなります。
ただし、宅配業者を利用した配送だけの場合、自力で設営する手間がかかる点に注意しましょう。
搬入・搬出にかかる費用を抑えても、設営・解体に人件費がかかれば、トータルでのコスト削減にはなりません。
イベントが多いシーズンは早めに手配しておく
イベントが多い時期は、先約で借りたい什器のレンタル枠が埋まっている可能性があります。
借りたい什器を借りられるように、展示会への出展が決まったら早めに手配しておくことが大切です。
仮に借りたい什器を借りられなかったときのために、代替品の候補をいくつか考えておくと慌てずに済みます。
安く抑えたいならダンボール什器での製作もおすすめ
コスト優先でレンタル什器を考えているなら、安く製作できるダンボール什器の製作もおすすめです。
ダンボール什器とは、強化ダンボールで製作した什器のことです。
ダンボール什器なら、下記のとおりさまざまなメリットが期待できます。
・強化ダンボール素材で丈夫
・安価に製作できる
・オリジナルの形状で製作可能
・表面にUVインクジェット印刷できる
・他の素材と組み合わせられる
・軽量で設営や搬入・搬出しやすい
・特別な産廃費用がかからない
・折り畳めば省スペース
素材に家具や遊具にも使用できる強化ダンボールを採用しているので、丈夫なつくりに仕上がります。
強化ダンボールなら、木材や金属などの什器よりも安価に製作できるのも魅力です。
UVインクジェット印刷やカット加工などにより、デザイン性の高い椅子や展示台、看板など幅広いアイテムを製作できます。
レンタル什器の場合、オリジナルデザインを取り入れるには別途カバーや敷物などを用意する必要があり、手間や費用が発生します。
ダンボール什器なら本体そのものをオリジナルデザインで製作できるので、カバーなどを別途業者に依頼する必要がありません。
通常のダンボール素材と同じく軽量なので設営や搬入・搬出しやすく、処分時も古紙回収に出すだけで済みます。
プラスチックなどほかの素材のような、産廃の手続きや費用は不要です。
折り畳める仕様にすれば、省スペースで次回イベントまで保管でき、継続的に使用できます。
矢野紙器株式会社なら、オリジナルデザインのダンボール什器が小ロットで製作可能です。
小ロットの製作実績も多いので、展示会用の什器も安心してお任せください。
丁寧なヒアリングを行い、お客様の用途を理解したうえで、イメージに合ったダンボール什器をご提案いたします。
まとめ
レンタル什器は、レンタル料金に加えて運搬費や設営費用など、ほかの料金も複数かかります。
オリジナルデザインを取り入れるとなると、敷物やカバーの製作費も別途必要です。
ダンボール什器ならオリジナルデザインで製作できるので、展示品や自社ブランドに最適な展示台や受付カウンター、ショーケースを設置できます。
矢野紙器株式会社なら、オリジナルデザインで幅広い什器を製作できます。
展示会用に小ロットからお作りしますので、ぜひ一度お問い合わせください。