自社商品のPRやブランドの認知拡大を狙うなら、展示会への出展が効果的です。
年間多くの展示会が全国各地で行われており、事業規模に関係なく出展できるイベントも少なくありません。
展示会への出展を考えるとき、ネックとなりやすいのが費用の問題です。
この記事では、展示会の出展料に関する相場情報や、コストカットのポイントを紹介します。
展示会の出展費用はブースの広さで決まる
展示会はさまざまな業界や企業が開催しており、主催者によって出展料が多少異なります。
共通しているのは、出展するブースの広さで費用が異なることです。
ブースの広さは小間（こま）と呼ばれており、1小間およそ3ｍ×3mの広さが一般的です。
出展時は、下記の要領で希望の小間数を申し込みます。
| 申し込む小間の数 | ブースの面積 |
| 2小間 | 3ｍ×6m |
| 3小間 | 3ｍ×9m |
2小間の場合は3ｍ×6m、3小間は3ｍ×9mと、横幅が長くなる仕組みです。
4小間以上になると、横幅に加えて奥行きも出るので6ｍ×6mなどになります。
初めて出展する企業や、出展回数が少ない企業の場合、2小間（3ｍ×6m）で申し込むケースが多い傾向にあります。
展示会の出展料金の相場
主催者ごとに多少異なりつつも、相場は1小間で20〜50万円程度です。
2小間での参加の場合、60〜90万円程度を見ておくと良いでしょう。
初出展だからといって、申し込みブースを1小間で済ませる必要はありません。
予算や展示企画、バックヤードや事務所の有無に合わせて、申し込むブースの広さを決めましょう。
展示会にかかる費用は出展料だけではない
展示会に出展する場合、出展料の他に下記の費用も発生します。
・ブースの装飾費用
・外注費用
・人件費
・集客費用
・その他の費用
企画内容によって前後しつつも、装飾費用だけで申し込んだブースの出展料と同額程度の費用がかかるのが一般的です。
他の費用も加えて考えると、1～2小間の出展で60～200万円程度はかかります。
ただし、展示会の規模によっても多少変動します。
どのような名目で費用がかかるのか、ここでは5種類に分けて解説します。
ブースの装飾費用
自社の企業名やブランド名、商品・サービス名を大々的にブランディングするためには、相応のブース装飾が必要です。
ブース装飾は枠組みごとオリジナルデザインで製作する木工ブースと、看板や展示台などの什器で個性を出す方法があります。
木工ブースは大掛かりでオリジナリティが出しやすい（目立ちやすい）一方で、費用が膨大となるのがネックです。
製作費に加えてデザイン料なども加わるため、高額となりやすい傾向です。
初出展の企業や、予算を抑えたい企業は、看板や展示台など什器で工夫したほうが安く済みます。
什器はレンタル業者を使用したり、ダンボール什器で製作したりすれば、更に費用の節約につながります。
外注費用
ブースの装飾は、自社で設営する方法と専門業者に外注する方法の2通りがあります。
木工ブースのように電飾や専門的な工事が必要な場合は、業者への外注が必須となるため、設営費用に加えて電気工事費用もかかります。
展示会の主催者によっては、あらかじめ大まかな枠組みが設置されるパッケージブースを用意していることもあります。
パッケージブースなら木工ブースのように大掛かりな工事費はかからない一方で、枠組みが共通しているので装飾に工夫しなければ競合に埋もれてしまいます。
予算を考えるときは、ブースの設営・撤収だけではなく、搬入にかかる費用も発生することを念頭に計算しましょう。
レンタル会社から什器を借りる場合、契約内容によって会場まで直接搬入してくれることもあれば、前日までに指定住所へ宅配業者を使って配送するだけのところもあります。
宅配業者を使って配送するサービスは、別途会場までの配送費や、発送日までに保管しておくための倉庫代なども必要です。
人件費
前日の設営や当日の運営、会期後の撤収作業などで多くの人手が必要となります。
社員のみで人材を賄うとしても、人件費が発生しないわけではありません。
自社の社員に準備や運営の大半を任せた場合、通常業務に割ける工数が減る点も考慮して人員配置を検討しましょう。
また、展示ブースを盛り上げるために、企業によってはコンパニオンやプロのMCを外注することもあります。
人材を外注した場合、コンパニオンやMCなど特定の役割を担う人であれば、経験に応じて金額が変動するので注意が必要です。
集客費用
集客方法は、会場まで来てもらうために行う宣伝と、会期中にブースへ立ち寄ってもらうように行う施策の2種類があります。
会場まで来てもらうために行う宣伝は、チラシやホームページ・SNSでの告知、取引先や失注客などへのメールによる招待があげられます。
会期中にブースへ立ち寄ってもらうように行う集客は、会場で直接来場者を呼び込むことです。
カタログ・チラシなどを配布したり、ノベルティを渡したりして自社ブースへ呼び込みます。
どちらも集客に使用するカタログやチラシ、ホームページなどの製作費と、SNS運用やメール送信のための人件費が生じます。
その他の費用
会場が遠方の場合、関係者の宿泊費や交通費も忘れずに予算へ組み込みましょう。
会期中の昼食代（弁当の手配など）や、当日の運営をスムーズに行うためのマニュアル作成費もかかります。
展示会でのブランディング効果を上げるためには、スタッフ共通のユニフォームも費用をかけて製作したいところです。
統一デザインのユニフォームは来場者にとってもスタッフの見分けがつきやすく、話しかけやすいメリットがあるので、予算に余裕があれば製作をおすすめします。
本格的なものでなくとも、オリジナルロゴを印刷する程度のTシャツなら1枚当たりの単価を抑えつつ会場で目立つ色のユニフォームが製作できます。
展示会の費用を抑えるためのコツ
ここまで解説したとおり、展示会への出展ではさまざまな費用が発生します。
展示会の規模やブースのデザインによっては100万円以上の出費となるため、どこへお金をかけるか慎重に検討することが大切です。
コストカットできる部分は、積極的に費用を抑えましょう。
展示会の費用を少しでも抑えるために、企業ができる工夫を3つ紹介します。
再利用できるものを活用する
すべての什器をレンタル会社から借りたり、1から購入・製作したりする必要はありません。
社内のモニターや会議机を持ち込むなど、再利用できるものを活用すれば、レンタルや購入、製作にかかる費用を大幅に節約できます。
手作り品も安く抑えられるメリットがありますが、安っぽくならないように注意しなくてはなりません。
長期的に使いまわせる什器や設備を製作するのも、長い目で見ると節約につながります。
初期費用はそれなりにかかりつつも、繰り返し使えばトータル費用は安くなります。
定期的に同じテーマや業種の展示会に参加するのであれば、同じ什器を使いまわせばまわすほどコストカットにつながるので、ケースに応じて購入や製作も検討しましょう。
装飾品にかける費用を抑える
什器だけではなく装飾品も繰り返し使用できるものを製作すると、2回目以降の費用を抑えられます。
たとえばダンボール什器なら製作費そのものも抑えつつ、繰り返し使えるのでトータルコストも安くなります。
近年重視されがちなエコの観点からも、サスティナブルな素材（紙）を使用したブースは注目を集められます。
また、来場者に伝わりやすさを重視する意味でも、過剰な装飾を避けることが大切です。
お金をかけないシンプルなデザインでも、インパクトのあるブース作りは可能です。
あらかじめコンセプトを明確化して、伝えたいことが伝わりやすいシンプルなブースデザインを考えましょう。
過剰な装飾は費用がかかるだけではなく、何のブースか分かってもらえないリスクもあり、効果的な集客につながりません。
補助金や助成金を活用する
ブースデザインにお金をかけつつも、費用を大幅に削減する方法として、補助金や助成金の活用もおすすめです。
地方自治体などが、条件つきで補助金や助成金を出していることがあります。
補助金や助成金の種類や内容、利用できる企業の要件などは自治体ごとに異なるため、事前に調べておきましょう。
うまくいけば展示会出展にかかる費用のうち、いくらかを補助金や助成金でまかなえます。
ただし、多くの補助金や助成金は、会期後に所定の報告書を提出することで支給される仕組みです。
最初は自社で費用を100％立て替えることと、支給されるのはトータルコストのうち定められた一部のみである点を理解しておく必要があります。
出展料の節約にはリーズナブルなダンボール什器がおすすめ
展示会にかかる費用を節約するには、前述のとおりブース作りや装飾にかける費用を抑えることが大切です。
使いまわせるものを使い、装飾も必要以上には行わないことを意識すれば、余計な費用はかかりません。
製作費を抑えつつ使いまわせるブース用アイテムとして、ダンボール什器が最適です。
ダンボール什器なら、リーズナブルな価格でオリジナルデザインの看板や展示台、オブジェなどを製作できます。
素材に強化ダンボールを使用しているので、人が座ったり商品を置いたりできる商談用のテーブルや椅子も製作可能です。
折り畳める仕様にすれば設営・撤収が手軽に行えるうえ、保管時も省スペースで済みます。
強化ダンボールは水濡れに注意すれば丈夫で繰り返し使用できるので、定期的に展示会への参加を検討している企業様にもおすすめです。
UVインクジェット印刷やカット・加工技術によって、大型の什器やオブジェもフルカラーかつオリジナルデザインで製作できるのもメリットです。
コーポレートカラーやブランドカラーを取り入れた近代的なデザインから、ダンボールの質感を生かしたナチュラル風まで幅広く対応できます。
まとめ
展示会は、ブース装飾や什器の搬入・設営・搬出にかかる費用、当日のスタッフの人件費なども含めると、数十万円または数百万円かかるのが一般的です。
少しでも費用を抑えるためには、什器や看板など大型アイテムを中心にコストカットを狙うことが大切です。
ダンボール什器なら、オリジナルデザインを安価に製作できるうえ、繰り返し使える丈夫さもあります。
矢野紙器株式会社は、遊具や家具、オブジェなど多くの強化ダンボール製品をオーダーメイドで製作してきました。
小ロットにも対応しておりますので、展示会用の什器もお気軽にご相談ください。
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